La conservación de documentos

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Camagüey- Los documentos son un recurso clave, que evidencian el trabajo realizado por las diferentes instituciones, por lo que es fundamental que sean preservados de forma continua en el tiempo. A continuación, ponemos a su consideración un grupo de aspectos que le permitirán una mejor compresión sobre qué es la conservación documental y cuál es su importancia para la preservación de la Memoria Histórica. Para esto tomamos como base la Resolución 201/2020 Lineamientos Generales para la Conservación de las Fuentes Documentales de la República de Cuba.

¿Qué es la conservación?3

Es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración; a través de acciones que garantizan la preservación del patrimonio documental mediante el control de las condiciones medio ambientales, la implementación de procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de estos y el establecimiento de planes para el control de plagas y contra desastres. (Resolución 201/2020 Lineamientos Generales para la Conservación de las Fuentes Documentales de la Republica de Cuba.)

El especialista responsable de la conservación y custodia de los documentos de una entidad requiere ser graduado de nivel superior en especialidades afines a la actividad de conservación, al que le corresponderá implementar y controlar las estrategias y procedimientos de conservación que se diseñen por la entidad, así como asesorar a los jefes en la toma de decisiones para la planificación de recursos y garantizar la preservación de los fondos documentales.

Para el proceso de conservación es necesario tener en cuenta:

  • Los planes de conservación preventiva y de reducción de riesgo de desastres de fondos y colecciones vinculados al Plan de Defensa de la entidad, una copia del plan de reducción de riesgo de desastre se conserva en el Archivo Central.
  • Cumplir con las normas establecidas para la prevención de incendios.
  • Ejecutar las normas establecidas para la limpieza sistemática de los depósitos.
  • Contar con un plan para el control de plagas.
  • Realizar inspecciones sistemáticas a las colecciones y fondos documentales para detectar la presencia de insectos y otros agentes biológicos.
  • Imprimir l1as series documentales de valor permanente, en papel y con tinta de calidad, utilizando impresoras láser. (Resolución 201/2020 Lineamientos Generales para la Conservación de las Fuentes Documentales de la República de Cuba articulo 14)

Conservación tradicional contra conservación digital.

La diferencia entre la conservación tradicional y la conservación digital está dada en la propia naturaleza del formato del documento.

El principal objetivo de la conservación tradicional es conservar el documento en su formato original; en cambio la conservación digital permite conservar inalterada la información del documento digital.

El formato digital: para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e íntegra.

Criterios asociados a la conservación según el formato del documento:

Si el formato es de material físico (papel), tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.

Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura. En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos2 debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier cambio posterior sea reconocible y se distinga el original de la copia.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y preservación; pues reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, sino como un método eficaz para su misma preservación.

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá creciendo. Sin embargo, también es preciso señalar que este fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos brinda.

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