Los deberes formales son responsabilidades tributarias que deben cumplir los todos contribuyentes persona naturales y jurídicas, independientemente de las obligaciones fiscales pecuniarias o sea de los tributos que tengan que pagar.

Se establecen en los artículos 392 y 393 de la Ley 113 del Sistema Tributario. El primero de ellos sustenta la explicación dada anteriormente al estipular, citamos textualmente:

“ARTÍCULO 392.- La exención de las obligaciones tributarias pecuniarias, no libera al sujeto pasivo del cumplimiento de los deberes formales que le corresponden.”

Mientras que el artículo 393 dispone detalladamente en sus incisos que van del a) al l) los 12 deberes formales de los contribuyentes que son los siguientes:

1. Inscribirse en el Registro de Contribuyentes, salvo las excepciones que para ello se disponga en las normas complementarias;
2. mantener actualizados los datos personales y patrimoniales que se consignan en el Registro de Contribuyentes y presentar aquellos que les requiera la Administración Tributaria;
3. hacer uso del Número de Identificación Tributaria en sus relaciones con la Administración Tributaria, y en sus operaciones comerciales y financieras;
4. mantener en condiciones de auditabilidad o cualquier otra acción de fiscalización, por un término de cinco (5) años, los libros de contabilidad, registros, comprobantes y demás documentos que en cada caso se establezcan. Asimismo, deberán conservar, las copias de las declaraciones juradas presentadas, incluyendo las declaraciones de mercancías ante la Aduana, los recibos de pago, las pruebas de las retenciones realizadas y copia de toda la información suministrada a la Administración Tributaria como retentora o perceptora;
5. cuando la contabilidad se lleve mediante procesamiento electrónico de datos se deberán salvar y mantener en condiciones de operatividad por el término de cinco (5) años, los soportes magnéticos que contengan la información y los programas respectivos; así como, proporcionar la totalidad de los registros contables automatizados;
6. proporcionar cualquier información relacionada con el equipamiento de computación utilizado, las especificaciones sobre el sistema operativo, los lenguajes y utilitarios empleados, ya se realice el procesamiento en equipos propios, arrendados o el servicio fuere realizado por otra persona natural o jurídica;
7. permitir al personal de la Administración Tributaria la utilización de los programas y utilitarios que posibiliten la obtención de la información contenida en el equipamiento del sujeto pasivo o responsable, para la realización de cualquier acción de control fiscal;
8. presentar las declaraciones juradas, balances, informes, certificaciones y demás documentos, en la forma, términos y requisitos establecidos legalmente
9. certificar, cuando corresponda y según lo establecido al efecto, sus estados financieros y presentar el dictamen a la Administración Tributaria;
10. concurrir ante la Administración Tributaria correspondiente dentro del término en que se les cite, debiendo proporcionar la información requerida;
11. probar ante la Administración Tributaria, cuando corresponda, el origen de los fondos con que han financiado sus gastos, desembolsos o inversiones. En caso de no estar obligado a llevar contabilidad, acreditar el origen de dichos fondos con los medios de prueba que establezca la legislación; y
12. permitir el acceso a su domicilio fiscal o lugar donde desarrollen sus actividades, de los funcionarios designados por el jefe de la Oficina Nacional de Administración Tributaria y los directores provinciales y municipales de esa Oficina, en cumplimiento de sus funciones, previa presentación de la orden de trabajo para la práctica de acciones fiscalizadoras o del instrumento jurídico que ordene las acciones de cobro coactivo.

¿Qué pasa cuando el contribuyente incumple algún deber formal?

Pues que incurre en una infracción tributaria sujeta a sanción según los artículos 439 y 440 de la Ley 113, contenidos en el Capítulo IX: Del Régimen Sancionador.

De acuerdo con el citado artículo 439, las infracciones derivadas del incumplimiento de la obligación de los deberes formales están penadas, en el caso de las multas, con cuantías fijas que pueden oscilar entre los 50 y los 5 000 pesos.

Además de estas sanciones, según el artículo 440, se pueden imponer otras no pecuniarias como la pérdida del derecho a obtener beneficios e incentivos

fiscales; el cierre temporal o definitivo de establecimientos comerciales o el retiro temporal o definitivo de la licencia para desarrollar las actividades para las cuales fueron otorgadas.

Tanto la Ley 113 como los deberes formales pueden consultarse en la sección Legislación del Portal Tributario o dando clic sobre sus nombres destacados en azul en este artículo.

¿Cuáles son los derechos del contribuyente?

En el documento de los deberes publicado en el portal, también se incluyen los 10 Derechos Generales del Contribuyente, los cuales, aunque no están contenidos en la Ley, sí fueron establecidos y reconocidos oficialmente por la ONAT desde 1997.

Y para que los conozca y exija su cumplimiento, el contribuyente debe saber que tiene derecho a:

1. Recibir un trato amable, profesional y considerado.
2. Disfrutar de un ambiente pulcro y ordenado en las oficinas de la ONAT.
3. Que se le aplique la legislación tributaria de manera justa e imparcial.
4. Que se proteja la confidencialidad de su información.
5. Recibir servicios gratuitos de consulta y otros que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias en las oficinas de la ONAT.
6. Presentar reclamaciones contra la actuación administrativa y a recibir respuesta en el tiempo establecido.
7. Que se tramiten sus asuntos correctamente y en los plazos previstos.
8. Formular y recibir respuesta a sus quejas, denuncias y otros planteamientos que impliquen a la ONAT.
9. Recibir información oportuna, correcta y actualizada.
10. Obtener los beneficios fiscales previstos en la legislación tributaria.

Desde su establecimiento se exige a cada oficina tributaria tenerlos en un lugar visible para los contribuyentes y trabajadores y, por años, ha sido uno de los parámetros tenidos en cuenta para evaluar la gestión de la ONAT provincial y municipal en los en los controles que la Oficina Central realiza a estas dependencias.

Son tenidos en cuenta para medir la calidad de los servicios que ofrece la ONAT e, incluso, para concebir servicios y procedimientos tributarios.

Los ejemplos más claros están relacionados con uno de los derechos más divulgados: el que exige el respeto a la confidencialidad de la información del contribuyente.

La ONAT para garantizar que no se violara, dispuso la sustitución de la entrega de la DJ en los bancos, donde los ingresos brutos de los contribuyentes eran conocidos por los cajeros que recibían las planillas, por el depósito de estas en buzones sellados habilitados en las oficinas tributarias, que son las únicas entidades a las cuales compete manejar estos datos.

Además, en el propio Portal Tributario, para poder acceder a la sección SERVICIOS PARA CONTRIBUYENTES, concebida únicamente para personas inscritas en la ONAT, se exige que los usuarios se registren en la plataforma aportando su número de Identificación Tributaria (NIT), su código de 16 dígitos del RC-05 o Identificación Fiscal Única y una contraseña segura que debe contener mayúsculas, minúsculas, números y algún carácter especial como *, # u otro.

Esto garantiza que la información ofrecida por dichos servicios solo pueda ser revisada y utilizada por el contribuyente específico al cual pertenecen.

Entonces, sin temor a errar, puede afirmarse que el éxito de la gestión de la administración tributaria en la obtención de los recursos necesarios para financiar la vida en común en el país, depende en gran medida del respeto a los derechos y deberes del contribuyente. (Tomado del Portal Tributario)